Los eventos constituyen uno de los recursos promocionales más efectivos dentro del ámbito corporativo. No obstante, su planificación y organización es más compleja de lo que a priori pudiese parecer. En realidad, la mayoría de empresas optan por recurrir a una agencia de trade marketing para incrementar el rendimiento de sus acciones estratégicas.
Pero, ¿qué debe tenerse en cuenta a la hora de materializar un evento promocional? A continuación te hablamos de ello. ¡Presta atención!
Antes del evento
Durante la fase previa al evento debe brindarse especial atención a la planificación. Ello conlleva trazar rutas estratégicas para obtener el mayor impacto en términos de visibilidad y reputación.
Existen una gran variedad de recursos y acciones que pueden ponerse en práctica antes de que un evento se lleve a cabo. Algunas de las medidas que aplican empresas especializadas como Agencia Ego son:
Definición del contexto estratégico
Antes de organizar un evento específico, es importante saber qué es trade marketing. Además, lo más recomendable es adoptar un visión adaptada al contexto corporativo y se respondan a algunas preguntas clave para definir metodologías adaptadas:
¿Cuáles son las dimensiones del evento?
¿Qué staff para eventos se requiere?
¿De qué forma puede beneficiar a la reputación de marca y qué tipo de público sería más próximo al target de nuestra estrategia de ventas?
¿Cuál es el objetivo del evento?
¿Qué perfil tiene nuestro target de asistentes?
Habilitación y mejora de canales de comunicación en el entorno digital
Una de las fuentes de difusión más efectivas y directas es el universo digital. Recurrir a Internet resultará fundamental para obtener una buena respuesta por parte de nuestros asistentes y para incrementar el alcance de nuestras acciones comerciales.
Para ello, antes de que se celebre el evento (y de que se de a conocer) es importante trabajar en buenas plataformas informativas. Entre ellas, las más habituales son una página web específica del evento o unos perfiles sociales diseñados ad hoc.
Estructurar a partir de dichos emplazamientos la información más relevante del evento (fecha, ubicación, objetivos, invitados especiales o actividades que se llevarán a cabo) será fundamental. Por un lado, los usuarios tendrán una aproximación clara sobre los beneficios que pueden percibir y, por otro, contarán con un vehículo de difusión a la hora de compartir la información con conocidos.
Campañas online y difusión en medios con la suficiente antelación
Una vez que se hayan creado contenidos descriptivos y adaptados a la imagen de marca, llega el momento de darles visibilidad. Optar por medios de comunicación propios (por ejemplo, la web de nuestra empresa) y agregar acciones publicitarias pagadas en redes sociales y buscadores (SEM) puede incrementar nuestra capacidad de convocatoria. Además, existen acciones de marketing digital que pueden amplificar la cobertura (por ejemplo, el envío de notas de prensa a medios especializados o establecer relaciones de colaboración con influencers y líderes de opinión).
Durante el evento
¿Qué tipo de acciones pueden llevarse a cabo a lo largo del desarrollo del evento? En realidad, su celebración supone un emplazamiento de autopromoción bastante efectivo. Si sabemos aprovecharlo, podemos amplificar sustancialmente su alcance.
El evento como fuente de contenidos
A veces tendemos a pensar que la finalidad última de la planificación de un evento es su celebración. No obstante, lo cierto es que las posibilidades no terminan ahí. La difusión en tiempo real del evento a partir de redes sociales o a partir de plataformas de streaming puede ayudar a incrementar su visibilidad de cara a futuras convocatorias. El universo digital es uno de los canales más efectivos para hacer autopromoción porque, por un lado, favorece la retroalimentación y el engagement en ambas direcciones y, por otro, posibilita el seguimiento en tiempo real para todos aquellos usuarios que no pudieron asistir por diferentes motivos.
Además, a través de herramientas como el hashtag es posible llegar a nuevas audiencias.
La experiencia de los asistentes como herramienta de promoción
Si la experiencia del público es positiva y enriquecedora nuestro evento obtendrá una fuente de promoción natural e instantánea porque serán los propios asistentes los que decidan compartir libremente su experiencia en redes (durante y después de su celebración).
Favorecer la interacción entre los participantes incrementará el alcance del evento
Una buena forma de incrementar la popularidad de tu evento es favorecer el establecimiento de relaciones y alianzas entre los asistentes. Si asistir se traduce en la obtención de relaciones de valor, lo más probable es que en próximas convocatorias la lista de usuarios se incremente.
Después el evento
¿Cuál ha sido el resultado del evento? Crear una nota de prensa para informar sobre su repercusión en diferentes medios complementará las tácticas anteriores. Además, enviar un correo a todos los asistentes agradeciendo su participación, solicitar una valoración o abrir canales para recibir recomendaciones o peticiones permitirá obtener una aproximación más precisa a la hora de perfeccionar el evento en próximas ediciones o convocatorias.